インボイス登録番号の一括検索システム「easy Invoice Check」に「インボイス登録状況のステータス変更通知機能」が追加されます！
｢ステータス変更通知機能｣(※)は、ユーザーが予め設定した取引先のインボイス登録状況を「easy Invoice Check」が定期的に自動確認・検索し、当該確認・検索結果をユーザーにメール等でお知らせする機能です。
｢ステータス変更通知機能｣のご利用により、取引先のインボイス登録状況（登録番号の有無）の確認作業をユーザーが反復継続的に繰返し実施することが不要になり、インボイス制度施行に伴う経理業務を大幅に効率化することができます。
また、適時に取引先のインボイス登録状況（登録番号の有無）の異動を把握することにより、経理処理の遅延や誤りを防止することにも役立ちます。
（※）2023年5月31日リリース予定 （※）特許出願・審査請求中
【目次】
1. インボイス登録状況（登録番号の有無）を定期的に確認する必要性 ＜インボイス制度開始前＞ 国税庁は当初、2023年10月から始まるインボイス制度開始時点で適格請求書発行事業者（インボイス登録事業者）になるためには、原則として2023年3月末までに納税地を所轄する税務署長に登録申請書を提出する必要があるとしていました。
しかし、令和5年度税制改正による申請手続きの柔軟化によって、事実上2023年9月末まで登録期限が延長されました。これにより、早めにインボイス登録を行う会社もあれば、インボイス制度開始直前の9月に登録する会社も存在するなど、企業ごとにインボイス登録時期がバラバラになることが想定されます。
その結果、取引条件の見直し要否検討やインボイス制度施行後の経理処理に備えて、取引先のインボイス登録状況の確認を行う会社は、特定の一時点ではなく、インボイス制度施行までの間、複数回にわたって取引先のインボイス登録状況の一斉確認を行う必要性が生じています。 ＜インボイス制度開始後＞ インボイス登録を行うかどうかは、いつでも企業等が任意で決めることができることとされており、インボイス制度開始後にインボイス登録を行うことも、登録を取止めることも可能です。 そのため、現時点でインボイス登録を行っている会社が知らぬ間に登録をやめていた、インボイス制度開始時点ではインボイス登録を実施していなかった会社が制度開始後に登録を行うことも起こりえます。
例えば、中小企業のなかには2023年9月末時点では、インボイス登録を行うかどうかを一旦様子見としつつも10月以降に後追いで登録を行う会社が存在することが想定されます。 また、個人事業主のなかには2023年9月末までに登録はしたものの、消費税申告の負担が厳しい等の理由をもって10月以降に登録を取止める事業主の存在が想定されます。
2. ｢ステータス変更通知機能｣に取引先を設定する４つの方法
｢ステータス変更通知機能｣をより多くのユーザーにご利用頂くため、定期的に自動確認・検索する取引先を設定する方法として、以下の４つの方法を提供します。 ③④は取引先のインボイス登録状況の一斉確認を他社サービスや自社独力で実施した場合においても利用可能となっております。 ①easy Invoice Checkの「ファイル一括検索」によるチェック結果を用いて設定 「ファイル一括検索」では、一度に約3万件の法人取引先のインボイス登録状況を一括検索することが可能です。当該一括検索によりインボイス登録済み・未登録が判明した取引先の全て又は一部を、定期的に自動確認・検索する取引先として設定することが可能です。 ②easy Invoice Checkの「アンケート機能」によるチェック結果を用いて設定
「アンケート機能」では、一度に約1千件の法人取引先もしくは個人事業主に対して、インボイス登録状況等を確認するためのWEBアンケート付きのメールを送信することが可能です。当該WEBアンケートにより、インボイス番号を収集した法人取引先もしくは個人事業主の全て又は一部を、定期的に自動確認・検索する取引先として設定することが可能です。 ③CSVファイルのアップロードによる設定 取引先の法人番号もしくはインボイス番号が記載されたCSVファイルをeasy Invoice Checkに読み込むことで定期的に自動確認・検索する取引先を設定する方法です。 ④個別入力による設定 取引先の法人番号もしくはインボイス番号をeasy Invoice Checkの画面上で個々に入力することで定期的に自動確認・検索する取引先を設定する方法です。
3. ｢ステータス変更通知機能｣による自動通知メール 以下の画像は取引先のインボイス登録状況に異動があった場合の自動通知メールのサンプルです。 ユーザーが予め設定した取引先のインボイス登録状況をeasy Invoice Checkが定期的に自動確認・検索し、当該確認・検索結果をユーザーにメール等でお知らせするとともに、最新の登録状況をまとめて出力できることから、ユーザーが繰返し定期的な確認・検索を実施することや取引先に登録状況を確認する作業が不要になります。
最後に
一部の信用調査会社等が取引先のインボイス登録状況の確認代行サービスを提供しており、これらの代行サービスを用いて、インボイス制度開始前の取引先のインボイス登録状況の一斉確認を実施している企業等がいらっしゃいます。
しかし、前述の通り、取引先のインボイス登録状況の確認は一回実施したら終わりではなく、インボイス制度開始前、開始後においても定期的に確認することが必要です。 膨大な取引先に対して複数回、郵便やWEBアンケートを送付して度々、インボイス登録状況を確認することは、自社と取引先の双方にとって負担が大きく非効率です。また、インボイス登録状況の確認を行うたびに代行会社等に外注することは非現実的です。
そのため、インボイス登録状況の確認にあたっては、わざわざ取引先に問い合わせることなく、いつでも・好きな時に・何度でも確認することができ、確認結果を自動更新することが出来るクラウドサービスを活用することが有効です。
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