インタビューと事業のご紹介

株式会社マイクロン

管理部 経理財務G

株式会社マイクロン様は、臨床試験・データサイエンス・薬事支援を中心に医薬品開発を総合的に支援するCROであり、専門性と品質を強みに多くの製薬企業・研究機関のパートナーとして貢献しています。また、近年は医療機器販売事業も展開し、多角的な成長を続けています。

株式会社マイクロン様は、税法改正への対応の必要性から長年利用してきたパッケージ型会計システムを新たなクラウド会計システムに変更しましたが、その裏側では、「管理会計資料の作成に要する日数がおよそ4倍に膨れ上がる」という深刻な課題に直面していました。

今回は、株式会社トランザックの支援により、Microsoft社のPower Queryを活用して業務効率化を実現した経緯とその劇的な効果について、同社の経理担当者様にお話を伺いました。

株式会社マイクロン様　ホームページ：https://microncro.com/

導入の経緯と、それまでの業務状況についてお聞かせください。

従前は、会計ソフトから出力したデータを、社内で構築した所定のExcelファイルに貼り付けさえすれば、月次決算の結果を反映した最新の経営管理資料が自動的に完成する仕組みが出来上がっていました。作業時間にして半日程度で完了するスムーズな運用でした。

しかし、電子帳簿保存法への対応やインボイス制度の開始を見据え、新たにクラウド会計システムへ移行することになりました。システムが変われば、当然データの出力形式も変わります。これまで使用してきた経営管理資料の作成用Excelファイルへの月次決算データの反映が困難になることは予想していましたが、実際に新システムのデータを従来のファイルに適用させようと試みたところ、構造が全く合わず、非常に時間がかかることが判明しました。

具体的にはどのような課題が発生していたのでしょうか？

いわゆる「力技」での対応を余儀なくされました。クラウド会計システムから出力したデータを、経営管理資料で使える形にするために、手作業で膨大な加工や調整を行う必要があったのです。

従前は半日で終わっていた作業が、会計システム変更後は丸2日かかるようになってしまいました。部門数も多いため、調整項目は多岐にわたり、少しでもミスがあれば最初からやり直しというプレッシャーもありました。 担当者は主担当1名とヘルプ1名の体制ですが、このままでは期日に間に合わない懸念すらありました。経営陣からは「月次決算資料をなるべく早く提出してほしい」という早期化の要望を以前から受けていましたが、それに応えるどころか、現状維持すら難しい状態に陥ってしまったのです。

社内で解決策は検討されましたか？

社内にはシステムグループがあり、現場の業務効率化を担うリソース自体は存在します。しかし、彼らの主務は売上獲得のためのソフトウェア開発や現場部門のサポートであり、経理のようなバックオフィスの効率化にまで手が回らないのが実情でした。 社内での仕組み構築は困難であるため、「Excelを使って、人力で頑張るしかない」と半ば諦めていました。実際、半年ほどは経営陣の早期化要求に応えられず、「既存のリソースではこれ以上のスピードアップは不可能」と伝えるしかない状況が続いていました。

そのような状況の中で、どのようにしてトランザックのサービスを知りましたか？

元々お付き合いのあったコンサルタントの方に現状を相談したところ、トランザックさんを紹介していただきました。「新会計システムのデータを使って、もっと効率的に管理資料を作れないか」と相談を持ちかけたのが始まりです。

導入に至った一番の決め手は何だったのでしょうか？

正直に申し上げますと、最初に提示いただいた「Power Query × クラウド会計API」による効率化の仕組みを見た時のインパクトが決定的でした。「衝撃的」と言ってもいいくらいです。

私たちが抱えていた課題に対して、提示されたデモのレベルが想定よりも遥かに高く、「これならかなりの効率化、早期化が実現できる」と直感しました。複雑な処理を自動化しているにもかかわらず、ユーザー側から見える仕組みは非常にシンプルで分かりやすかった点も好印象でした。これなら経営陣からの早期化要求にも応えられると確信し、導入を即決しました。

当時、Power Queryという機能自体はご存じでしたか？

名前は聞いたことがあり、「なんとなく自動化ができる機能なのかな」程度の認識でした。しかし、実際にトランザックさんの実例やデモを見て、「Excelに標準搭載されている機能でここまでできるのか」と驚きました。 ただ、私自身は一度も触ったことがない機能だったので、「本当に自分で運用できるのか」という不安はありました。

最初のうちは設定がうまくいかずエラーが出ることもありましたが、トランザックさんのサポート体制がしっかりしていたおかげで、その不安はすぐに払拭されました。

実際にサービスを利用されて、どのような効果がありましたか？

最も大きな成果は、やはり工数の削減です。丸2日かかっていた資料作成業務が、Power Queryを活用した効率化後は1日程度で完了するようになりました。毎月1日の削減ですから、年間では約12営業日分の工数を削減できたことになります。

工数削減以外に、定性的なメリットはありましたか？

担当者の業務負荷が劇的に下がり、「精神的な余裕」が生まれたことが非常に大きいです。 以前はどうしても月次決算の時期に残業ベースで対応せざるを得ず、残業制限を超過しそうになる月もありました。しかし、Power Query導入後は定時内で業務が終わるようになり、明らかに早く帰宅できるようになりました。残業制限を超過することも明らかに減りました。 直属の上司も「すごいね」と評価してくれていますし、何より現場の担当者が疲弊せずに業務を回せるようになったことは、会社としても大きなプラスだと感じています。

運用面での困りごとはありませんか？ また、サポート体制についてはいかがでしょうか。

クラウド会計特有の悩みとして、システムのデータフォーマットが予告なく変更されることがあります。先月まで動いていたクエリが突然エラーになることがあるのですが、そうした際もすぐにトランザックさんにチャットで相談でき、迅速に対応いただけるので非常に助かっています。

もし、Power Queryを設定したファイルだけを納品されて「あとは自社で運用してください」という契約だったら、私たちはパニックになっていたと思います。日々の運用の中でいつでもコンタクトが取れる安心感は、何物にも代えがたいです。

料金設定についてはどのように感じられましたか？

提供していただいている効率化のメリットや、日常的な手厚いサポートを考えると、非常に妥当、むしろ「安すぎるのではないか」と感じているくらいです。当初はコンサルティング会社のサービスということで、もっと高額な料金を想像していましたが、見積もりを見て社内決裁もスムーズに降りました。経営陣からも特段の指摘はありませんでした。

最後に、同様の課題を抱えている企業様へ向けてメッセージをお願いします。

決算や経営管理業務で繰り返し生じる作業に苦労している企業には、ぜひ一度トランザックさんに相談してみることをお勧めします。 業務の効率化や高度化のためにシステム開発やシステム導入を行うのはコストがかかりすぎますが、Microsoftの標準機能等を活用するトランザックさんの手法であれば、コストを抑えつつ大きな効果が得られます。

まずは小さな業務から「スモールスタート」で試してみて、その効率化や使いやすさを実感してから、徐々に適用範囲を広げていくのが良いと思います。迷っているなら、まずは一度相談して、あの「衝撃」を体験してみてほしいですね。

インタビュー後記

クラウド会計の導入はゴールではなく、新たな業務フローのスタートです。マイクロン様の事例は、ツール導入後に発生しがちな「手作業の増加」という課題に対し、既存のExcel機能を最大限活用することで、追加コストを抑えながら劇的な改善を実現した好例です。 今後も当社は、会計とITの専門知識を掛け合わせ、お客様のバックオフィス業務の「隙間」を埋める最適なソリューションを提供してまいります。今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社マイクロン 管理部 経理財務G様　インタビューへのご協力ありがとうございました！