インボイス登録状況の変更（新規登録、登録取止め・失効）を確認したい取引先を予め登録することで、easy Invoice Checkが毎日自動的に取引先のインボイス登録状況の確認を行い、登録状況に変更があった場合にお知らせする「自動検索機能」(※)を2023年5月31日にリリースしました。
「自動検索機能」の利用により、インボイス登録番号の収集やインボイス登録状況の確認作業の自動化が実現され、インボイス制度対応を大幅に効率化することが出来ます。
（※）過去の記事では当該機能の名称を「ステータス変更通知機能」としておりましたが、今後は「自動検索機能」と称することと致しました。
1. インボイス制度対応を進める事業者の課題
取引先のインボイス登録状況を継続的に確認する必要があり、実務負担が増加しています。 日本中で非生産的な工数が発生しており、インボイス制度施行に伴う社会的課題といっても過言ではない状況になりつつあります。 現在、2023年10月のインボイス制度開始に向けて多くの事業者が、仕入先や購入先等の取引先のインボイス登録状況の確認を進めています。取引先毎にインボイス登録時期が異なる（既に登録済みの取引先もあれば、インボイス制度開始直前に登録する取引先の存在も想定される）ことから、インボイス制度開始までの間に繰返しインボイス登録状況の調査を実施する必要があり、著しい実務負担が発生しています。 また、インボイス登録を行うかどうかは、いつでも企業等が任意で決めることができることとされているため、インボイス制度開始後にインボイス登録を行うことも、登録を取止めることも可能です。そのため、インボイス制度開始後においても定期的にインボイス登録状況の調査を実施する必要があり、実務負担の増加が懸念されています。
さらに、会社によっては、取引先のインボイス登録状況の確認を郵便やFAXといった方法で実施しており、登録状況の回答を依頼する側、回答する側で非生産的な工数が発生しています。インボイス制度対応のために日本中で非生産的な工数が発生している状況は、もはや社会的課題といっても過言ではない状況になりつつあります。
2. 「自動検索機能」の概要
(1) 「自動検索機能」で出来ること
① 取引先のインボイス登録状況の変更を、自動かつタイムリーに把握することが出来ます。
インボイス登録状況の変更（新規登録、登録取止め・失効）を確認したい取引先を予めeasy Invoice Checkに登録しておくことで、easy Invoice Checkが毎日決まった時間に自動的に、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトのWeb-APIを通じて、当該取引先のインボイス登録状況の確認を行います。
前日から当日にかけて、インボイス登録状況が変更（新規登録、登録取止め・失効）された取引先がある場合には、当該変更の事実および内容をメールでお知らせするとともにシステム画面上で確認することができます（※）。
（※）個人事業主については、登録取止め・失効のみご確認頂けます。
② easy Invoice Check以外の方法で収集・確認したインボイス登録番号の状況変更も自動で確認可能。
「自動検索機能」はeasy Invoice Check以外の方法（郵便、メール、FAX等でインボイス登録番号を収集・確認した場合など）で取引先のインボイス登録番号を確認した場合でもご利用頂ける仕様になっています。
easy Invoice Checkの外で取引先のインボイス登録番号を収集・確認された場合には、収集・確認された各取引先のインボイス登録番号（インボイス未登録の場合には法人番号）を、専用のExcelフォーマットを用いてeasy Invoice Checkにアップロードすることで、「自動検索機能」による確認対象取引先として登録することが出来ます。当該登録時点で、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトのWeb-APIを通じて、各取引先のインボイス登録番号に紐づく、登録事業者名、登録年月日、失効の有無を確認することが出来るとともに、その後のインボイス登録状況の変更（新規登録、登録取止め・失効）を自動的に把握することが可能です。
(2) 「自動検索機能」の利用方法
簡単な操作で「自動検索機能」による確認対象取引先を登録するだけで、easy Invoice Checkが毎日自動的に取引先のインボイス等状況の確認を行い、登録状況に変更があった場合にお知らせします。
「自動検索機能」の利用にあたって、必要な作業は確認対象取引先の登録のみです。 登録さえしておけばその後は、easy Invoice Checkが毎日自動的に取引先のインボイス等状況の確認を行い、何れかの確認対象取引先のインボイス登録状況に変更があった場合に、当該変更の事実および内容をメールでお知らせするとともにシステム画面上に表示することから、ユーザー様は何にもせずに取引先の最新のインボイス登録状況を把握することが出来ます。
なお、確認対象取引先の登録方法は以下の通りです。 ■easy Invoice Checkで取引先のインボイス登録番号を確認した場合 「ファイル一括チェック機能」の検索結果もしくは「自動照合機能付アンケート」の回答で得られた各取引先のインボイス登録番号（インボイス未登録の場合には法人番号）をシステム画面上で選択する方法で登録頂けます。 ■easy Invoice Checkの外で取引先のインボイス登録番号を確認した場合 確認対象取引先を登録するための専用フォーマットをご用意しております。 当該フォーマットに以下の情報を記載のうえ、アップロード頂くことで確認対象取引先を登録頂けます。 ・ 取引先名称 ・ インボイス登録番号 ・ 法人番号（インボイス未登録の法人を確認対象取引先に登録する場合のみ）
3. easy Invoice Checkが提供する価値
easy Invoice Checkをご利用頂くことで、インボイス制度施行に向けた準備作業を大幅に効率化することが出来ます。 インボイス制度施行に向けた各種準備のなかで、取引先のインボイス登録状況の確認は、以下の理由より、とりわけ実務負担が大きく、事業者の悩みの種となっています。 ・ 取引先への接触を要すること ・ インボイス制度開始前・後に継続的に確認を要すること easy Invoice Checkの「ファイル一括検索機能」をご利用頂くことにより、取引先への接触を要さず(※)に取引先のインボイス登録状況を確認することが可能になります。また、「自動検索機能」をご利用頂くことにより、インボイス制度開始前・後の継続的な確認作業を自動化することが可能になり、インボイス制度施行に向けた準備作業を大幅に効率化することが出来ます。
(※)法人の場合。個人事業主のインボイス登録番号の把握には、アンケート機能等による直接確認が必要となります。
最後に
無駄な作業から解放されよう。
経理業務には、月次・四半期・年度決算など繰返し定期的に実施する必要がある作業がたくさんあります。その多くは収益を生み出したり、費用の削減につながるものではなく、会計制度への対応のためにやむなく実施する必要がある作業となっています。勿論、会計制度への対応は会計コンプライアンスの観点から重要ではありますが、そのために多大な時間をかけることは、企業の収益性向上、企業価値向上の観点からは望ましくありません。
株式会社トランザックでは、多くの事業者様がより少ない実務負荷で、インボイス制度への対応を乗り切ることを支援しております。