制度導入まで1年を切り、インボイス制度に関するニュースが絶えず聞こえてきます。直近でも、小規模事業者向けの負担緩和措置が検討されるなどと騒がしく報じられていますが、最終的にどのような制度設計に落ち着くのかは未だに見えてきません。
しかし、大きな方針変更が想定されるこの状況でも、事業者の皆さんは2023年10月1日の適用に向けて準備をしなければなりません。
仕入側として簡易課税によらない場合、2023年10月1日以降の消費税申告に向けて必ず行う必要があるのは取引先がインボイス登録しているかを確認することです。なぜならば、仕入税額控除の対象とできるのか、つまり前払する消費税が税務申告上も認められるのかを確認しなければ、納付すべき消費税の金額が計算できないからです。
さて、この記事では特に個人事業主の取引先にスポットを当てて、インボイス登録しているかどうかを確認する方法を見ていきたいと思います。
この記事はこんな人にオススメ
・個人事業主とお付き合いがあって消費税申告しなければならない人 ・法人と個人事業主でインボイス登録確認の方法がどのように違うのか知りたい人 ・フリーランスにインボイス登録をしているかどのように確認すればいいか悩んでいる人
取引先がインボイス登録していない場合に起こること
法人、個人事業主問わず、事業者は売り上げたり、仕入れたりするときに、消費税を上乗せして（ないし含めて）取引を行っています。そして、確定申告の際に、売上時に預かった消費税から仕入時に支払った消費税を差し引いて（仕入税額控除して）、純額を国に納付するのです。
しかし、制度導入後は仕入税額控除できるのは、仕入先がインボイス登録している場合に限られてしまいます。ですので、もし取引先がインボイス登録していないにも関わらず、この取引先に支払った消費税を仕入税額控除に含めて税務申告した場合、これは誤りとなり税務調査などで指摘されてしまうことになりますし、延滞金（悪質と判断された場合には加算税も、、、！）を支払わないといけない可能性があります。（制度概要の詳細は「何が変わる？インボイス制度の概要」をご覧ください。）
取引先がインボイス対応しているかどう確認する？
取引先が法人の場合はヒアリング不要
取引先がインボイス登録しているかどうか確認しないといけないことはわかりました。では、どうやってそれを調べるのでしょうか？これも、「取引先のインボイス登録番号を確認する方法 3選」にて詳述していますが、取引先が法人の場合には、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」に法人番号を入力すれば検索することができるため、皆さんで調査を完結することが可能です。（法人番号も国税庁の「法人番号公表サイト」で検索できます。）
取引先が個人事業主の場合はヒアリングしないとわからない
一方で、取引先が個人事業主の場合には、自分たちだけで調査を完結することは難しいです。個人の場合には、前述の法人の場合のように法人番号がそのままインボイス登録番号になるわけではなく、ランダムな番号が割り当てられる仕組みになっており、直接個人事業主に「登録番号を取得しているか？そして何番なのか？」を聞かないことにはわからないのです。つまり、取引先に電話するなり、FAXするなり、メールするなりして一つ一つ確認をしていく、地道な作業が必要になってしまいます。想像するだけでうんざりしてくる人も多いのではないでしょうか、、、？
個人事業主にインボイス登録状況を確認するのは手間がかかる
実際の企業の対応状況
我々は、普段公認会計士としてお客さんの会計・税務のコンサルティングや業務支援に携わっています。その中でお客さんから対応の状況を聞いている限り、インボイス登録状況を調査するプロセスは今まさに皆さんが頭を悩ませているところであり、どのように確認するのが効率的なのかまだ最適解が定まっていないようです。
取引先が法人の場合には、自己完結できるのでこのプロセスを効率化することで達成可能です。（我々が提供するeasy Invoice Checkをご利用頂くのも一手です！）
しかし、個人事業主相手ですと、ヒアリングの必要があり、取引先に確認しないといけないため、効率化の一手が見い出しづらいように思います。
考えられる選択肢
取引先にインボイス登録状況をヒアリングするためには、どのようにすれば良いでしょうか？
（電話・対面で確認）
まず、パッと思いつくのは直接電話をかけたり、会ったときに聞くということでしょう。これであれば、特に準備不要で確認することができます。
ただし、確認先が1000人いたらどうでしょうか？1件あたり５分で休みなしでかけ続けたとしても、83時間です。人海戦術をするにはあまりに時間がかかりますし、時間の問題だけでなく、単調な繰り返し作業に社員は疲弊してしまいます。
（メールを送信して確認）
電話確認は現実的でないとして、次に思いつくのはメールで確認することではないでしょうか。1回フォーマットを作成すれば、まとめてに送ることができるので電話確認よりははるかに効率化できそうです。
しかし、送った後の回収管理が大変になる可能性があります。まず誰にいつアンケートを送ったのか、取引先は回答してくれたのか、そして、その回答内容がどうだったのかを管理しなければいけません。加えて、取引先がすぐに回答してくれるとも限りませんので、再送の管理もしないといけないでしょう。
メールアプリには通常このような機能がありませんからスプレッドシートなどで別管理が必要になり、そのコントロールに多大な時間がかかることは容易に想像できます。
（アプリで確認する）
それでは、最も効率的な方法は何でしょうか？その１つの答えとしては、アンケートアプリを利用することです。今はGoogleFormsやMicrosoftFormsなど、便利にアンケートを取ることができるアプリが簡単に利用できます。このようなアプリでアンケートを作成してリンクを生成すれば一度に送り、アプリ上から回答の管理も可能ですので、メールに比べて格段に効率的になるでしょう。
ただ、これらのアプリも特別にインボイス制度向けに開発されたものではないため、メールの文面やアンケートフォームを自分で準備しなければいけないですし、回答されたインボイス登録番号が有効なものかを国税庁のサイトで一つ一つ検索しなければなりません。
我々のサービスの宣伝で恐縮ですが、ここで便利なアプリの１つとしてご提案したいのが、株式会社トランザックが開発したeasy Invoice Checkのアンケート機能です！（2022年12月中リリース予定）
easy Invoice Check アンケート機能
easy Invoice Checkは弊社株式会社トランザックが開発した、取引先のインボイス登録状況を検索できるアプリケーションです。10月に取引先の法人のインボイス番号登録が完了しているかどうかをスパッとまとめて確認できる機能をリリースしましたが、個人事業主の確認対応して、アンケート機能の開発を進めて参りました。このアンケート機能を使うことで、例えば次のことが楽になります。
ワンストップでアンケート作成＆メール送信
通常のプロセスでは、アンケートアプリでアンケート及びURLの作成を行い、メールアプリでメールを作成してからメールの送信を行いますが、easy Invoice Checkでは、既にアンケートが準備されているため、取引先のメールアドレスを入れればすぐに送ることができます。
また、Outlookなどのメールアプリも、まとめてメールを送ることができますが、標準機能のままで「A様」「B御中」というように、宛名をそれぞれ差し込んだり、敬称をカスタマイズすることはできません。easy Invoice Checkでは、それぞれの得意先ごとに宛名/敬称やメール文面をカスタマイズすることが可能です。
送信/回答状況・回答内容の一覧確認
easy Invoice Checkには、送信したアンケートをそれぞれ一覧確認できるダッシュボードが用意されています。このダッシュボードを見れば、取引先が回答済みなのか、そしてインボイス番号を取得済みなのかが一発で分かります。
回答されたインボイス登録番号の有効性確認
実務上は取引先から回答されたインボイス登録番号が本当に有効なのかどうかを確認する必要があります。easy Invoice Checkでは取引先から回答された瞬間に、国税庁のデータベースから取得されたインボイス登録番号の持ち主の情報が表示されるので、これらを照合して正しいものかどうかを確認するだけです。
未回答取引先へのリマインド
状況確認ダッシュボードから、選択してクリックするだけで未回答の取引先にアンケートを再送することが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？取引先にインボイス制度の対応状況を確認するプロセスはどの企業でも必要なのですが、そのプロセスは反復的かつ煩雑で、特に個人事業主の取引先に対してはヒアリングをしなければならないという非常に面倒くさいものです。
ご自身の会社に合った確認方法をデザインして対応していくことが望ましいですが、もし効果的・効率的な方法が思いつかない場合、その選択肢にeasy Invoice Checkを加えて頂けたら大変幸いです。 まだ、定まらないインボイス制度の全体像ですが、最低限対応しないといけないことから取り組みつつ、今後の動向を注視していきましょう。
執筆者：株式会社トランザック
株式会社トランザックは、公認会計士、税理士等の会計プロフェッショナルとITエンジニアを擁し、会計業務のデジタルトランスフォーメーション化等を通じて会計業務の自動化を推進するベンチャー企業です。